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Warum Onboarding schon vor der Vertragsunterzeichnung beginnt

26. Januar 2017 -
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Zum Onboarding und den dazugehörigen Instrumenten muss ich nicht mehr viel sagen, das haben bereits zahlreiche fleißige Blogger, Personaler und andere Schreiberlinge ausgiebig getan. Dass Onboarding allerdings nicht erst mit der Vertragsunterzeichnung, sondern schon lange vorher beginnt, scheint noch kein allzu weit verbreiteter Gedanke zu sein. 

Was war Onboarding noch gleich?

Der Pflicht halber zum Einstieg trotzdem eine kurze Zusammenfassung: Onboarding heißt wörtlich übersetzt „An Bord holen“ und meint die Aufnahme und Eingliederung neuer Mitarbeiter. Dieser Prozess umfasst dabei nicht nur die fachliche Integration, also jene, durch die der oder die Neue mit seinen oder ihren Aufgaben und der Erwartungshaltung an seine/ihre Person vertraut gemacht wird, sondern auch eine räumliche, kulturelle und soziale. Der/die Neue soll sich in den Gängen, Fluren und Hallen des Unternehmens zurechtfinden, die Unternehmensphilosophie verinnerlichen und ins Team aufgenommen werden.

Onboarding spielt daher zurecht eine wichtige Rolle im ganzen Mitarbeiter-Findungs-Bindungs-Komplex. Das Internet quillt entsprechend über vor professionellen Onboarding-Programmen und -Experten, vor goldenen Regeln, guten Ideen und möglichen Fettnäpfchen. Vom kleinen Blumenstrauß auf dem neuen Schreibtisch über standardisierte Leitfäden bis hin zum großen Einführungs-Event können sich Unternehmen aller Größen, Branchen und Identities inspirieren lassen.

Onboarding beginnt mit dem ersten Eindruck

Was mich allerdings wundert: Fast überall wird Onboarding als Prozess verstanden, der erst ab der Vertragsunterzeichnung einsetzt. Wenn Onboarding aber doch dazu beitragen soll, dass ein neuer Mitarbeiter sich von Anfang an fachlich, räumlich, sozial und kulturell integriert fühlt – er sich schlicht gesagt von Anfang an rundum wohl fühlen soll bei seinem neuen Arbeitgeber –, muss dann nicht auch zwingend schon der komplette Bewerbungsprozess zum Onboarding dazugezählt werden?

Der Bewerbungsprozess als Onboarding-Instrument

Weiter ausholend könnte man sogar sagen, Onboarding beginnt in dem Moment, in dem ein potentieller neuer Mitarbeiter zum ersten Mal mit Ihrem Unternehmen in Kontakt kommt – und sei es nur, weil er eines Ihrer Produkte kauft oder mitbekommt, wie ein Shitstorm über Sie hereinbricht.

Spätestens aber, wenn Sie eine Stellenanzeige schalten (oder auf welchen Wegen auch immer Sie recruiten), sprechen Sie eine Person an, um sie gezielt für Ihr Unternehmen zu gewinnen – und spätestens hier sollte dann auch das Onboarding als wesentliches Element Ihres Employer Branding beginnen. Welcher Art fühlt sich der Bewerber von Ihrer Anzeige angesprochen? Welches Bild von Ihnen gewinnt er, wenn er Ihre Firmenhomepage, Social-Media-Präsenz oder Karriereseite durchstöbert? Wie formlos oder förmlich, intuitiv oder langwierig ist ihre Bewerbungsmaske gestaltet? Bereits zu diesem Zeitpunkt knospet beim Bewerber eine erste zarte Sympathie oder Antipathie.

So wurde unsere Praktikantin Nele damals begrüßt
So wurde unsere Praktikantin Nele damals begrüßt

Kleine Rückmeldung, große Wirkung

Ob daraus Gunst oder Abneigung wird, können Sie weiter steuern, sobald die Bewerbungsunterlagen bei Ihnen eingehen. Wie transparent halten Sie nun den Bewerbungsprozess? Schon eine kleine Rückmeldung, dass die Unterlagen angekommen sind und wann der Bewerber mit einer Antwort rechnen kann, vermittelt das Gefühl, wahr- und ernstgenommen zu werden.

Das Vorstellungsgespräch als Schlüsselmoment des Onboarding

Das Vorstellungsgespräch ist dieser Logik folgend dann natürlich ein Schlüsselmoment des Onboarding. Weiß beispielsweise das Personal am Empfang Bescheid, dass ein Bewerber erwartet wird und an wen er weiterzuleiten ist? Kennt es sogar den Namen? Ich selbst habe es mal erlebt, dass im Wartezimmer eines kleinen Unternehmens ein Monitor angebracht war, auf dem der wartende Bewerber in einer Texteinblendung namentlich und mit „Schön, dass du da bist“ angesprochen wurde – wer würde sich da nicht direkt ein wenig geschmeichelt fühlen?

Die Liste von Möglichkeiten, schon lange vor der Vertragsunterzeichnung für ein gelungenes Onboarding zu sorgen, ließe sich noch endlos fortsetzen. Eine Führung des Bewerbers durch die Räumlichkeiten, eine kurze Vorstellung der (vielleicht) neuen Kollegen, ein Vorstellungsgespräch, das nicht im Personalbüro, sondern beim Spazierengehen stattfindet, eine gemeinsame Mittagspause während des Probetags – neue Mitarbeiter lassen sich auf jeden Fall schon lange „an Bord holen“, bevor sie ihre Unterschrift unter den Arbeitsvertrag setzen. 



Titelbild: Durch nevenm/Shutterstock